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Mesa de ayuda con plantilla de Power Apps y Sharepoint

Una mesa de ayuda es un recurso indispensable en empresas de cualquier tamaño ya que nos permite contar con bases de conocimiento para problemas repetitivos, además de poder llevar registros de lo que se demanda a los departamentos de TI.

Hoy veremos cómo hacer una mesa de ayuda sin costo adicional si ya contamos con Microsoft 365 en nuestra empresa, cualquier licencia que incluya Cloud Apps nos servirá, si deseas validar, revisa que las licencias cuenten con Power Apps para Office y Sharepoint Online.

La mesa de ayuda a realizar es basada en una plantilla de Power Apps, por lo que no requiere conocimientos avanzados de las herramientas o de desarrollo.

Adicionalmente, podremos utilizar tarjetas adaptativas en Outlook o en Teams, similares a las mostradas en nuestro post anterior.

Si quieres conocer un poco más de Power Apps, te invitamos a ver la grabación de nuestro webinar.

Paso 1. Lista de Sharepoint

Crearemos una lista en Sharepoint para registrar las solicitudes creadas por nuestros usuarios. Como buena práctica, recomendamos contar con un grupo de Office 365 para el departamento de TI (en nuestro caso se llama Soporte).

Ingresamos al sitio de Sharepoint de nuestro grupo en donde creamos la lista, hacemos clic en Nuevo Elemento > Lista.

La llamaremos HelpDesk (recomendamos no utilizar espacios ni caracteres especiales en las listas de Sharepoint), agregamos una descripción y deseleccionamos “Mostrar en la navegación del sitio” ya que no es de interés mostrarla, luego clic en Crear.

Aunque en la imagen aparece MesaAyuda, recomendamos poner los nombres en inglés para una integración más sencilla en Power Apps

Crearemos varias columnas, aunque hay varias formas de hacerlo, recomendamos la forma larga pero segura (hemos tenido menos problemas con integraciones en Power Automate).

Hacemos clic en el menú de configuración en la parte superior (el engranaje), luego Configuración de la Lista.

En el submenú de columnas, hacemos clic en Crear Columna.

En este espacio, agregamos el nombre, el tipo de columna, si es obligatorio el campo, y las opciones de cada tipo, así:

Recomendamos no utilizar tildes ni acentos en los nombres de las columnas, si bien SharePoint las acepta, en futuras integraciones podríamos tener problemas.

Crearemos de esta forma 6 columnas, si alguna característica no se detalla, se deja por defecto a menos que sepamos lo que hacemos con el cambio.

Cabe indicar que cada empresa seleccionará sus propias categorías y niveles de prioridad de acuerdo con su actividad y requerimientos.

  • Nombre: Description
    • Tipo de información: Varias líneas de texto
    • Esta columna debe contener información: Si
    • Especificar el tipo de texto que se permite: Texto sin formato
  • Nombre: Category
    • Tipo de información: Elección
    • Escriba cada opción en una línea distinta:
      • Problema de aplicativo (software)
      • Problema de dispositivo (hardware)
      • Problema de telefonía
      • Problema de conectividad (Internet)
      • Solicitud de mejora
      • Requerimiento CCTV / Control de Acceso
  • Nombre: PercentComplete
    • Tipo de información: Número
  • Nombre: Priority
    • Tipo de información: Elección
    • Escriba cada opción en una línea distinta:
      • Alta
      • Media
      • Baja
    • Valor predeterminado: Baja
  • Nombre: TaskStatus
    • Tipo de información: Elección
    • Escriba cada opción en una línea distinta:
      • INICIADO
      • EN PROCESO
      • FINALIZADO
  • Nombre: AssignedTo
    • Tipo de información: Persona o Grupo
    • Elegir en: Grupo de SharePoint: Soporte TI (o el nombre de su grupo de usuarios de soporte)

Procedemos a editar la columna Título, para esto, en el submenú de Columnas, hacemos clic sobre el nombre de la columna, y cambiamos la opción “Esta columna debe contener información: No”.

Paso 2. Conexiones en Power Apps

Nos dirigiremos a Power Apps para crear nuestras conexiones, las cuales serán las encargadas de comunicar la información entre nuestra futura App y los elementos que requiere.

https://make.powerapps.com/

En el menú de navegación izquierdo, iremos a Datos > Conexiones.

Hacemos clic en Nueva Conexión en la parte superior, seleccionaremos Sharepoint y la conexión solicitada es Sharepoint Online (en la nube), tras iniciar sesión, habremos habilitado la conexión.

Es posible conectar Sharepoint Server pero está fuera del alcance de esta guía.

A continuación, habilitaremos las conexiones para Usuarios de Office 365 y Office 365 Outlook, si todo sale bien, tendremos algo similar a esto:

Paso 3. Descargar la aplicación

Descargaremos la aplicación desde la fuente oficial de Microsoft:

https://pappsfeprodwestuscontent.blob.core.windows.net/sampleapps/helpdesk/docs/HelpDesk(SP_List).zip

Por defecto, la aplicación viene en inglés y debemos realizar manualmente la traducción, si desean la aplicación traducida al español, por favor enviar su solicitud en nuestro sitio web y la enviaremos sin costo.

https://dattics.com/contactenos/

Si utiliza la App en español, se deben ajustar los nombres de las columnas de la lista de Sharepoint.

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